S sử dụng hình thức File excel quản lý hàng tồn kho là một trong những phương pháp được nhiều chủ hàng áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. hãy tìm hiểu về phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí Tìm hiểu thêm về phương pháp này.
1. Mẫu file quản lý kho bằng excel
Là một giải pháp thay thế cho phần mềm quản lý hàng tồn kho miễn phí, bạn có thể Sử dụng file excel quản lý kho hoặc Phần mềm quản lý bán hàng với chi phí tiết kiệm (Cho phép đăng ký dùng thử). Đối với file quản lý kho bằng excel, việc đầu tiên người dùng cần làm là thiết kế và nhập dữ liệu vào file excel.
Nhập và xuất báo cáo trên tệp Excel
Chia sẻ về mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây sẽ giúp bạn bước đầu nắm được cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel trong hoạt động của cửa hàng.
Xem thêm: TẢI XUỐNG MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp, tốt nhất
Xem thêm: Sơ đồ quản lý kho – đầy đủ vật tư, tránh thất thoát cho cửa hàng bán lẻ
1.1. Dữ liệu nằm trong file excel quản lý kho
Một sheet Excel thay thế phần mềm quản lý kho cần:
Bảng nhập liệu: Ngày ghi, chứng từ, mã hàng, số lượng nhập.
- sổ kho : Số đơn hàng, sản phẩm, tồn đầu ngày, nhập trong ngày, xuất bán trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo xuất nhập khẩu : Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ chi tiết hàng hóa : Chứng từ, thuyết minh, đối ứng tài khoản, đơn giá, xuất, nhập, tồn kho.
- Kho để in : Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất (số lượng, giá).
Mẫu phiếu nhập – xuất kho: Số thứ tự, tên hàng, nhãn hiệu, chất lượng hàng hóa/vật tư, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Việc quản lý kho giờ đây trở nên thuận tiện và đơn giản hơn bao giờ hết khi ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý kho. Bạn cũng có thể nhanh chóng đăng ký dùng thử Miễn phí tại đây để tự mình đánh giá tùy chọn này.
1.2. Link tải file excel quản lý kho
Một số Mẫu file excel quản lý kho Phần dưới đây sẽ giúp các chủ cửa hàng thiết kế và sử dụng Excel trong quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn.
– Tải m Mẫu file excel quản lý kho đơn giản (đối với cửa hàng) TRONG CÁI NÀY
– Tải file quản lý xuất nhập bằng excel miễn phí (đối với nhà máy) TRONG CÁI NÀY
Xem thêm Mẫu tệp Excel quản lý miễn phí khác:
Các mẫu tệp Excel khác: Tổng hợp các mẫu file quản lý dành cho cửa hàng bán lẻ
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho DỄ DÀNG SỬ DỤNG, hơn 150.000 cửa hàng đang sử dụng
2. Lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel
Sổ chi tiết vật tư hàng hóa file excel
Quản lý tồn kho hàng hóa/vật tư bằng Excel không chỉ đơn giản mà còn giúp chủ cửa hàng tiết kiệm rất nhiều chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng. ĐẾN Sử dụng file excel quản lý kho Để mang lại hiệu quả cao cho cửa hàng, chủ cửa hàng cần lưu ý một số vấn đề sau.
2.1. Phải thiết kế form excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của bạn
Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh và đặc điểm hàng hóa khác nhau. Do đó, các chủ cửa hàng cần có khả năng xây dựng File excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của bạn. Điều này không chỉ giúp công tác quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ dàng kiểm soát hơn.
Xem thêm: [Tải miễn phí] Mẫu file excel quản lý thu chi cá nhân, doanh nghiệp
2.2. Phải có kiến thức về Excel để xử lý các lỗi cơ bản
Một điều cần lưu ý khi sử dụng phần mềm Quản lý kho đơn giản với Excel miễn phí Tức là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel vì các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. Một số Kiến thức Excel người dùng cần trang bị khi làm việc với Excel.
- Thao tác xử lý tệp
- Định dạng và thiết kế bảng tin
- Thao tác dữ liệu
- Hàm IF, COUNTIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…
2.3. Ghi chú khác
- Chú ý khi nhập các hàm tính toán để tránh các lỗi cơ bản như lỗi giá trị hoặc lỗi tham chiếu.
- Điều chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
- Sử dụng các tính năng bảo mật để hạn chế quyền truy cập của người ngoài vào dữ liệu.
- Cẩn thận khi nhập dữ liệu để tránh sai sót hoặc nhầm lẫn.
3. Rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
File excel quản lý kho toàn diện là phương pháp quản lý kho được nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng việc quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel lại chứa đựng nhiều hạn chế khiến cho việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn.
Xem thêm: Quản lý kho bằng file excel – đơn giản nhưng rủi ro
3.1. Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn
Khi quản lý nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải tự nhập số liệu trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn nhất là khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây ra lỗi cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó, cách nhập liệu này còn gây lãng phí thời gian và lãng phí tài nguyên cho cửa hàng.
3.2. Dữ liệu không được bảo mật, dễ bị mất
Do file Excel được lưu trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên khó bảo mật dữ liệu hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có chức năng bộ nhớ nên chủ cửa hàng khó xử lý và quy trách nhiệm khi có sự cố.
3.3. Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên một file nên việc quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ dễ gây nhầm lẫn. Tình trạng bỏ sót hoặc ghi sai dữ liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
Xem thêm: [Tải Miễn Phí] Mẫu file excel quản lý công nợ phải trả, phải thu
3.4. Không cập nhật dữ liệu liên tục với các bộ phận khác
File excel quản lý kho tuy đơn giản nhưng không hỗ trợ cập nhật dữ liệu liên tục với các phòng ban khác. Khi có sự thay đổi hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm tra kho để lấy số lượng chính xác để báo cáo cho các bộ phận khác. Do đó, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp bất tiện do không cập nhật thông tin kịp thời.
3.5. Không có chức năng báo cáo kinh doanh
Khi sử dụng file Excel, nhập xuất kho đơn giản, người dùng chỉ xem được một số biểu đồ, bảng tính xuất nhập dữ liệu đơn giản. Chủ cửa hàng sẽ không thể theo dõi tình hình kinh doanh tổng thể thông qua các báo cáo do Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng của cửa hàng.
Xem thêm: [Chia sẻ miễn phí] Mẫu file KPI quản lý kho bằng Excel
4. Quản lý kho toàn diện với phần mềm bán hàng KiotViet cho cửa hàng
Quản lý hàng hóa trong kho với KiotViet
Khác với những file Excel quản lý kho đơn thuần, phần mềm bán hàng KiotViet mang đến rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hữu ích. Việc quản lý kho với KiotViet sẽ trở nên dễ dàng hơn và giảm thiểu nhiều rủi ro như sử dụng file Excel miễn phí.
4.1. Phần mềm quản lý kho giúp kiểm soát hàng tồn kho dễ dàng và thường xuyên
Với phần mềm KiotViet, hàng hóa sẽ được nhận diện bằng mã vạch riêng. Nhờ đó, việc nhập liệu sẽ dễ dàng, nhanh chóng và không cần lo lắng về việc nhầm lẫn dữ liệu. Bên cạnh đó, dữ liệu được quản lý trên nền tảng web và cloud nên không sợ mất dữ liệu dù nhân viên có sai sót trong quá trình nhập liệu. Nhờ đó, việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn, hạn chế thất thoát trong kho.
BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ TÍNH NĂNG giúp bạn THỜI GIAN NGHỈ NGƠI bán:
>> Xem thêm: Phần mềm bán hàng tạp hóa
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quán cà phê
>> Xem thêm: Phần mềm bán hàng nhà thuốc
4.2. Đồng bộ thông tin với phòng kinh doanh
Thông tin về số lượng hàng hóa được đồng bộ trên toàn hệ thống nên các bộ phận khác cũng có thể cập nhật tình hình kho hàng chính xác và kịp thời nhất. Nhờ đó, chủ cửa hàng có thể nâng cao hiệu quả bán hàng, dự đoán lượng hàng cần nhập và tăng hiệu quả sử dụng vốn.
Xem video HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ CỬA HÀNG:
4.3. Tích hợp báo cáo đầy đủ, rõ ràng, trực quan
Dựa vào dữ liệu hàng hóa nhập xuất, phần mềm bán hàng KiotViet sẽ tự động tổng kết cho chủ cửa hàng hệ thống báo cáo chính xác và dễ hiểu. Người dùng sẽ không cần mất thời gian tính toán mà vẫn có được những báo cáo đầy đủ, rõ ràng và trực quan nhất. Từ đó, việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa cũng như hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.
4.4. Cập nhật thường xuyên, nhiều công cụ hỗ trợ sử dụng
Phần mềm KiotViet sẽ được cập nhật thường xuyên, từ đó mang đến những tính năng tốt nhất cho người dùng. Bên cạnh đó, KiotViet còn có nhiều công cụ hỗ trợ giúp người dùng hiểu và ứng dụng hiệu quả phần mềm vào hoạt động kinh doanh.
Có nhiều cách hỗ trợ trên website KiotViet
- Hỗ trợ trực tuyến: Trên trang web https://www.kiotviet.vn N Người dùng sẽ được hỗ trợ trực tuyến thông qua công cụ chat của website và bằng trang hướng dẫn khách hàng
- Hỗ trợ video: Người dùng có thể truy cập Kênh Youtube chính thức của KiotViet để xem video hướng dẫn sử dụng phần mềm chi tiết và trực quan.
- Qua hotline miễn phí 1800 6162: Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về cách sử dụng phần mềm KiotViet, người dùng có thể gọi ngay đến hotline 1800 6162.
Để trải nghiệm miễn phí phần mềm, bạn có thể đăng ký ngay tại CÁI NÀY
- Link tải Phần mềm quản lý kho trên IOS:
- Link tải Phần mềm quản lý kho trên ANDROID:
Bài viết trên đã đưa ra những thông tin hữu ích về phương pháp quản lý kho bằng excel đơn giản Và tiết kiệm. Để hạn chế tối đa nhược điểm của file excel quản lý kho , chủ shop có thể lựa chọn Phần mềm quản lý bán hàng như một sự thay thế hợp lý. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được cách quản lý kho hàng hiệu quả và thuận tiện.
